Telefonate + Emails sachlich, kurz + effizient halten ... ohne unfreundlich zu sein!

Praxis-Ratgeber: Telefonat + Emails sachlich, kurz und effizient halten ... ohne unfreundlich zu sein!

 

Schluss mit dem Telefon-Terror in Ihrer Hausverwaltung ...

 

Telefonate und Emails sind DIE Zeitfresser schlechthin. In ALLEN Hausverwaltungs-Unternehmen, in denen ich bisher tätig war (… immerhin schon bald 500 Hausverwaltungen …) wird mir auf meine Frage zu diesem Thema genau das geantwortet:

 

„Der Job des Verwalters wäre ja toll … wenn da nicht die vielen, teils unnötigen und vor allem langen, Telefonate und Emails wären!“

 

Als Auftakt und quasi als erste Stufe der Problemlösung habe ich mich daher dem Instrument des PRAXIS-RATGEBERS gewidmet und mein Wissen und die vielen Tipps, Anregungen und praktischen Erfahrungen in textliche Form gebracht.

 

Um das mit Sicherheit auch von Ihnen gewünschte Ziel zu erreichen, nämlich der Reduzierung der Zahl und Dauer der Telefonate, bedarf es aber mehr als nur dieses Ratgebers. Dieses Verhalten muss geübt, besprochen und immer wieder trainiert werden. Wenn Sie also daran denken, diesen Zeitfresser in Angriff zu nehmen, können Sie gerne auf mich zukommen. Ich führe auch Trainings vor Ort oder Individual-Coachings durch.

 

Ich möchte Ihnen anhand von einigen – Ihnen sicher bekannten – Fragen und Beschwerden vor Augen führen, was und wie Ihre Kunden über Sie und Ihre Arbeit als Immobilienverwaltung denken. Wie Ihre Kunden Sie wahrnehmen … und wie Sie als Verwaltung diesen tagtäglichen Fragen, egal ob telefonisch oder per Mail, begegnen und diese positiv verändern.

 

Eigentümer, Vermieter und Beiräte sind Laien – zumindest weitgehend – wenn es um die Details Ihrer Verwaltungsarbeit geht. Keiner hat so viel Wissen um die genauen Zusammenhänge der Bewirtschaftung einer Immobilie wie Sie. Lassen Sie Ihre Kunden an diesem Wissen teilhaben.

 

Erst wenn Ihre Kunden verstehen, warum Sie etwas auf die eine oder andere Art und Weise tun (müssen!) werden diese Ihnen vertrauen und Ihre Leistungen wertschätzen.

 

Versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihrer Eigentümer, Vermieter oder Beiräte. Warum haben diese wohl einen Fachmann mit der Verwaltung Ihrer Immobilie(n) betraut? Richtig! Weil Sie eben dafür ausgebildet und Profi in diesem Metier sind. Vertrauen basiert auf Informationen. Sind diese in ausreichender Menge vorhanden, kommt das Vertrauen automatisch.

 

In diesem Sinne stellen wir Ihnen auf den nachfolgenden Seiten einige der häufigsten Situationen in der Kommunikation mit Ihren Kunden vor … und wie Sie diese in Ihrem Sinne positiv verändern können. 

Aber vorab ein kleiner Blick in die tägliche Praxis, die Ihnen sicherlich bekannt vorkommt:

Es ist morgens, so gegen 9 Uhr. Sie und Ihre Mitarbeiter haben schon die ersten Anrufe entgegengenommen und auch schon die ersten Handwerker beauftragt.

Da ruft bei Ihnen Frau Klingbeil an. Ein mentales Seufzen bei Ihnen. Warum? Weil Frau Klingbeil mindestens drei Mal pro Woche bei Ihnen anruft. Und nicht, weil diese so oft etwas zu melden hätte. Nein, sondern einfach, weil sie keinen zum Quatschen hat. Frau Klingbeil ist schon älter und alleinstehend, Rentnerin und hat keinen anderen Lebensinhalt. Zumindest keinen, der Ihnen bekannt wäre. Und Sie kennen Frau Klingbeils Lebensgeschichte mittlerweile in- und auswendig, denn jedes Mal erzählt sie die gleichen Geschichten und ist dabei auch noch sooooo nett … und bringt auch immer wieder mal Kuchen vorbei oder lädt Sie auf eine Tasse Kaffee ein, wenn Sie vor Ort sind.

Sie sind hin- und hergerissen. Einerseits haben Sie keine Zeit für solche eigentlich unnützen Telefonate. Anderseits können Sie Frau Klingbeil einfach nicht abwürgen. Das wäre ja unhöflich. Gerade bei so einer netten alten, wenn auch manchmal lästigen, Dame.

In diesem Dilemma stecken viele Hausverwalter/-innen. In fast jedem Büro gibt es einen oder mehrere solcher Anrufer. Und kaum einer kann sich ihrer erwehren. Eher werden diese geduldet. Über Jahre hinweg.

Konsequenz dieser Leidensgeschichte? Sie sind unzufrieden mit sich selbst, weil Sie die Situation einfach nicht lösen können. Obwohl Sie wissen, dass Ihnen diese Anrufe Ihre Zeit stehlen. Sie würden gerne etwas verändern, wissen aber nicht wie.

Verzweifeln Sie nicht! Es gibt einen Ausweg! Und dieser ist leichter und einfacher als Sie vielleicht denken!

 

Als Käufer dieses Ratgebers erhalten Sie bei Buchung eines solchen Tages-Trainings zum Thema "Telefonate effizient führen" einen Gutschein von 100,- €!

Dieser Praxis-Ratgeber gibt Ihnen auf etwa 50 Seiten viele Anregungen und Tipps und Handlungsempfehlungen zur dauerhaften Reduzierung Ihrer Telefonate und der Dauer der Gespräche.

Der Ratgeber kommt als PDF zu Ihnen und wird nur per Email versandt.

In dieses Basiswissen rund um die Verhaltensweisen am Telefon investieren Sie 29,- € zzgl. MwSt. und erhalten dafür viele Vorgaben und Ideen für bessere und effizientere Telefonate in Ihrem Hausverwaltungs-Unternehmen.

 

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