Praxis-Ratgeber: Die ersten 100 Tage als neuer Mitarbeiter in einer Immobilienverwaltung + das perfekte Onboarding

• Sie sind bald neuer Mitarbeiter in einer Hausverwaltung?
• Sie möchten direkt vom ersten Tag an richtig im Unternehmen ankommen?
• Sie wollen schnellstmöglich gut performen?

 

• Sie sind Chef/-in einer Hausverwaltung und stellen bald einen neuen Mitarbeiter ein?
• Sie wollen vermeiden, dass dieser nach 3 Wochen wieder kündigt, weil sich keiner "gekümmert" hat?
• Sie möchten, dass dieser schnellstmöglich im Tagesgeschäft seinen Job machen kann ... ohne lange fragen zu müssen?

 

Dann ist dieser Ratgeber für Sie perfekt, denn dieser gibt Ihnen sowohl aus Mitarbeiter- als auch aus Führungssicht genau die richtigen Hinweise und Anleitungen, was Sie in den ersten 100 Tagen - und möglichst schon davor - tun sollten, damit beide Seiten das gewünschte Ziel erreichen:

 

Die möglichst schnelle und reibungslose Einarbeitung des neuen Mitarbeiters/-in!

 

Gerade junge Mitarbeiter legen großen Wert auf eine gute Willkommenskultur und strukturierte Einarbeitung und kündigen schon mal schnell wieder, wenn diese nicht vorhanden ist. DAS MÜSSEN Sie vermeiden!

 

Was Sie in diesen beiden Ratgebern - siehe weiter unten beim zweiten Ratgeber "Einarbeitungsplan" - erwartet:

 

RATGEBER 100 Tage:  

 

Ziel dieses Ratgebers ist es, neuen Mitarbeiter/-innen einer Hausverwaltung einen strukturierten, praxistauglichen Überblick darüber zu geben, welche Aufgaben, Prüfungen und Weichenstellungen in den ersten 100 Tagen besonders wichtig sind.

 

1. Startklar sein: Überblick & Verantwortung (Tag 1–10)

• Aufgaben + Verantwortlichkeiten prüfen: Was darf und was soll ich im Unternehmen tun? Stellenbeschreibung vorhanden?
• Objektübersicht der zu betreuenden Miet-/WEG-Objekte und Bearbeitungsstand
• Überblick über Team, Verträge, Software, Bestände insgesamt
• Organigramm und Verantwortlichkeiten erfassen

 

2. Verwalterverträge prüfen & verstehen (Tag 5–15)

• Analyse der aktuellen Verwalterverträge
• Laufzeiten, Kündigungsfristen, Honorare vergleichen
• Zusatzleistungen erkennen und bewerten

 

3. Überblick über Objekte und Kunden (Tag 10–25)

• Welche Objekte werden WIE betreut? (WEG, Miet, SEV), Kommunikation allgemein + individuell
• VIP-Kunden-Liste erstellen (positive + negative)
• Kundenstabilität und Risikoprofile erfassen
• Ampel-Diagnose des Bestandes (grün / gelb / rot)

 

4. Interne Abläufe & Zuständigkeiten verstehen (Tag 15–30)

• Wie laufen Buchhaltung, Kommunikation, Versammlungen? Welche Tools werden benutzt?
• Wer ist für was zuständig? Wo gibt es Engpässe?
• Mitarbeiterinterviews oder interne Workshops durchführen

• Vorlagen, Muster und Anleitungen vorhanden?

 

5. Kompetenz- & Wissensbildung (Tag 20–40)

• Welche Software ist im Einsatz – kenne ich sie bereits?
• Online-Trainings, Webinare oder Demos organisieren
• Einarbeitung in digitale Tools (z. B. Rechnungserkennung, Portale)
• Erste Orientierung zu KI-Tools: ChatGPT, Texterkennung, Automatisierung
• Interne Tool-Kompetenz erfassen: Wer kann was, wer braucht Hilfe?
• Wer kann was beantworten oder ist als Mentor zugewiesen

 

6. Mitarbeiterführung & Kultur (Tag 30–50)

• Schlüsselpersonen identifizieren, Teamstruktur erfassen
• 1:1-Gespräche führen – Stärken, Belastung, Entwicklung
• Werte, Kommunikation und Teamklima beobachten

 

7. Software, IT & Digitalisierung (Tag 40–60)

• Systemlandschaft analysieren: was wird wie genutzt?
• Digitalisierungspotenziale aufdecken
• E-Mail-Vorlagen, Automatisierung, Ticketing, DMS

 

8. Rechtliche Grundlagen & Haftungsrisiken (Tag 50–70)

• Vertragsunterlagen, Fristen und Pflichten prüfen
• interne Entscheidungskompetenz und Verantwortlichkeiten checken
• DSGVO und Haftungsquellen bewerten

 

9. Eigentümerversammlungen & Kommunikation (Tag 60–80)

• Einladungen, Beschlussformulierung, Moderation prüfen
• Textbausteine & Vorlagen analysieren
• Kommunikationsstil und Eskalationsverhalten reflektieren

 

10. Finanzen, Honorare & Abrechnung (Tag 70–90)

• Hausgeldrückstände, Rücklagenstände, Offene Posten
• Honorarkalkulation und -durchsetzung prüfen
• Kalkulationstools oder Benchmarks nutzen

 

11. Strategie, Positionierung & Planung (Tag 90–100)

• Zielbild der Verwaltung adaptieren
• Welche Kunden, Objekte und Leistungen passen zur Strategie? Welche nicht?
• Eigene Verbesserungs- / Optimierungsvorschläge formulieren und für das nächste Personalgespräch aufbereiten

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... für das perfekte Onboarding schon VOR dem ersten Arbeitstag!

 

Ein kleiner Bericht aus der Praxis oder wie normalerweise die Einarbeitung eines
neuen Mitarbeiters abläuft

 

Die Situation ist bekannt und jeder von Ihnen hat diese schon einmal erlebt. Entweder auf Seiten des Arbeitsgebers oder auf Seiten des Angestellten oder Auszubildenden.

 

Der erste Tag im neuen Job!

 

Was für eine Nervosität. Welche Gedanken man sich doch macht?! An was man alles denken oder achten sollte ... und nur ja nicht negativ auffallen.

 

Ja, das gilt auch für Arbeitgeber. Der Brötchengeber muss sich mittlerweile – und gerade in der Immobilienbranche, wo gutes Personal so wertvoll wie ein schwarzer Trüffel ist - auch von
seiner besten Seite zeigen, ansonsten ist der Mitarbeiter schon in der Probezeit wieder weg.

 

Was also tun? Wie die Situation so professionell und so positiv wie möglich für beide Seiten vorbereiten?

 

Mit einem Einarbeitungsplan lösen Sie das Problem – für beide Seiten.

 

Inhalte dieses Einarbeitungsplans:

 

Was Sie schon vor dem ersten Tag in punkto Einarbeitung tun können!

• Wie würden Sie selbst gern empfangen werden?!
• Begrüßung + Gastfreundschaft
• Der Faktor Zeit
• Vorstellungs + Begrüßungsrunde
• Organisatorisches
• Vertraulichkeit
• Zugangsdaten + Kennworte
• Zugangsregelungen Gebäude
• ... und mehr

Wenn der Mitarbeiter dann da ist, können Sie folgendes tun:

• Ansprechpartner + Kontakdaten
• Wo bin ich? Wo finde ich was?
• Zugangsregelungen / Schlüssel / Zeiten
• Das leibliche Wohl ...
• Technik + Co: Wie funktioniert das?
• Sprachregelungen
• Büromaterial
• Software + Co.
• Mobilität / PKW
• Fachliches + rechtliches Knowhow
• Termine / Kalendernutzung / Regeln
• Gastfreundschaft gegenüber Kunden
• ... und vieles mehr

 

Ergänzt wird dieser Bereich noch um ein paar Anregungen, wie Sie als Arbeitgeber sich innerhalb der ersten Tage, Wochen und Monate verhalten sollten. Hinweise zu den häufigsten Fehlern und wie und wann Sie Ihren neuen Mitarbeiter bei Ihren Kunden vorstellen sollten.

 

Beide Ratgeber zusammen erhalten Sie im Paket für nur 89,- € zzgl. MwSt.