Anleitung: Suche, Auswahl und Einführung eines Kundenportals in Immobilienverwaltungen

 

Willkommen in Ihrer digitalen Zukunft als Immobilienverwaltung!

 

 

Hallo liebe Immobilienverwalter/-innen,

 

• Sie denken darüber nach, kurz- bis mittelfristig ein "KUNDENPORTAL" in Ihrer Immobilienverwaltung einzuführen?
• Sie sind sich aber weder sicher, welches der momentan am Markt angebotenen Produkte Sie kaufen sollen, noch wie Sie dies im Umfeld des Tagesgeschäfts erfolgreich einführen und nutzen?

 

Dann ist diese Anleitung genau der richtige Einstieg für Sie. Denn hier bekommen Sie von A is Z alles, was Sie für die Suche, Auswahl und erfolgreiche Einführung eines solchen Kundenportals benötigen. 

 

Das Ziel dieser Anleitung besteht darin ... 

 

• Hausverwaltungen dabei unterstützen, ein Kundenportal strukturiert zu finden, auszuwählen und erfolgreich einzuführen.
• Positionierung: „Praxisleitfaden eines Hausverwalters / Beraters“ – mit Fokus auf Effizienz, Entlastung im Tagesgeschäft und bessere Kommunikation.

 

Was Sie an Inhalten + Themen erwartet: 

 

Marktüberblick: Welche Kundenportale gibt es und was leisten sie?

 

Kapitel 1: Was ist ein Kundenportal – und was bringt es wirklich?

Inhalte:

• Kurzdefinition:
• • Ergänzung zur Fachsoftware (Domus, Immoware24, KARTHAGO etc.), Fokus auf:
  • • Dokumentenbereitstellung (Abrechnungen, Protokolle, Verträge) 
    • Schadenmeldungen und Tickets
    • Kommunikation mit Eigentümern / Mietern / Dienstleistern
    • Mobile Apps & Self-Service
• Überblick möglicher Portal-Typen:
• • Spezialisierte Portale / PropTechs: z.B. casavi, iDWELL, etg24, Capitol Talk 
  • Integrierte Portale in ERP-Systemen: z.B. Kundenportale in Immoware24, Domus-Umfeld, SMARTBRIX, objego 

 

 

Schnittstellen & Kooperationen mit Fachsoftware (Domus, Immoware24, KARTHAGO …)

 

Kapitel 2: Schnittstellen – das Herzstück jeder Portal-Entscheidung

Inhalte:

• Warum Schnittstellen entscheidend sind:
• • Stammdaten, Buchungsdaten, Dokumente nicht doppelt pflegen
  • Automatisierte Übergabe von Abrechnungen, SEPA-Dateien, Tickets etc. 
• Beispiele für Kooperationen/Integrationen 

Praxis-Element im Ratgeber:

• Checkliste „Schnittstellen-Fragen an den Anbieter“:
• • Gibt es eine offizielle Schnittstelle zu meiner Fachsoftware (genaue Version angeben)?
  • Welche Daten werden in welche Richtung übertragen (nur Dokumente oder auch Stammdaten, Buchhaltung, Tickets)?
  • Wer ist verantwortlich, wenn die Schnittstelle nicht funktioniert (Portal vs. ERP-Anbieter)?
  • Fallen für die Schnittstelle zusätzliche monatliche Kosten an?
  • Haben Sie „Beispiel-Kunden“ für mich, bei denen ich mich über die erfolgreiche Einführung erkundigen kann?
  • Wie sollten meine aktuellen Daten (Stammdaten) aufgestellt sein? Was darf auf keinen Fall sein?

 

Kosten der Kundenportale

Kapitel 3: Was kostet ein Kundenportal – und wie kalkuliere ich richtig?

Inhalte:

• Übliche Preismodelle:
• • Preis pro Einheit/WE (z.B. ab ca. 0,30–0,50 € pro Einheit/Monat bei manchen Portalen) 
  • Staffelpreise (Pakete bis X Einheiten)
  • Onboarding-/Setup-Gebühren
  • Zusatzmodule (z.B. Finance-Modul, KI-Rechnungsverarbeitung, Extra-Speicher, zusätzliche Benutzer) 

Praxistipp im Ratgeber:

• Beispielrechnung:
• • Hausverwaltung mit 1.000 Einheiten
  • Portalpreis z.B. 0,40 €/WE/Monat → 400 €/Monat → 4.800 €/Jahr
  • Dem gegenüberstellen: eingesparte Stunden (siehe Kapitel 5).

 

4. Leistungsvergleich der Portale

 

Kapitel 4: Funktionsvergleich – worauf Sie wirklich achten sollten

Inhalte:

• Empfehlung: Funktionsmatrix im Ratgeber, die der Leser selbst ausfüllen kann.
• Typische Vergleichskategorien:
• • Dokumentenportal (Abrechnungen, Protokolle, Verträge, Schriftverkehr)
  • Ticket-/Schadenmanagement mit Statusverfolgung
  • Kommunikation (In-App-Nachrichten, E-Mail, Push, SMS)
  • Mobile App (iOS/Android)
  • Dienstleister-Integration (Handwerkerportal, Aufgabenverteilung) 
  • Self-Service-Funktionen (Stammdaten ändern, SEPA-Mandat, Bankdaten…)
  • Versammlungsfunktionen (digitale Einladungen, Beschlussfassungen, Umlaufbeschlüsse) 
  • Reporting & Auswertungen
  • Datenschutz/Hosting (Serverstandort, Auftragsverarbeitung).

 

5. Einsparungen im Tagesgeschäft

 

Kapitel 5: Rechnet sich das überhaupt? – Einsparungen im Alltag

Inhalte:

• Typische Einsparbereiche:
• • Weniger Telefonate („Wo ist meine Abrechnung?“, „Können Sie mir das Protokoll schicken?“)
  • Anbindung an digitale Anruflösungen wie ManagBL + Cambioo? Wenn ja, wie?
  • Weniger E-Mails mit Anhängen
  • Weniger Druck- und Portokosten (Einladungen, Abrechnungen, Informationen)
  • Schnellere Bearbeitung von Schadenmeldungen (Ticket statt Zettel/Excel)
  • Bessere Nachvollziehbarkeit (alles dokumentiert im Portal).
• Vorschlag:
• • Beispielrechnung „Vorher/Nachher“ für:
  • • Anzahl Telefonate pro Tag
    • Anzahl Briefe pro Jahr
    • Bearbeitungszeit je Vorgang.

 

 

6. Einführungs- & Schulungsmaßnahmen für die Hausverwaltung

 

Kapitel 6: Wie holen wir unser Team ins Boot?

Inhalte:

• Typische Angebote der Portalanbieter:
• • Onboarding-Pakete (Kick-off-Workshops, Konfiguration, Datenimport) 
  • Online-Schulungen / Webinare (z.B. iDWELL Academy, Casavi Webinare)
  • E-Learnings, Videos, Wissensdatenbanken.
• Wichtige Fragen an Anbieter:
• • Wie viele Schulungsstunden sind im Preis enthalten?
  • Gibt es Aufzeichnungen / Schulungsvideos für neue Mitarbeiter?
  • Wer ist unser fester Ansprechpartner in der Einführungsphase?

 

 

 

7. Unterstützung bei der Einführung bei Mietern & Eigentümern

 

Kapitel 7: Die Kunden mitnehmen – Kommunikation nach außen

Inhalte:

• Was Portalanbieter typischerweise bereitstellen:
• • Erklärvideos (Portal nutzen, Passwort setzen, App installieren) 
  • Musteranschreiben / Einladungsbriefe
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen (PDF/Online-Hilfe)
  • Marketingmaterial (Flyer, Grafiken, Textbausteine).
• Was die Hausverwaltung zusätzlich tun sollte:
• • Beilage beim nächsten Serienbrief / Abrechnung
  • QR-Code im Schreiben für App-Download
  • Info-Slide bei Eigentümerversammlungen
  • Hotline-Zeitfenster zur Erstregistrierung.
  • „Harte“ Entscheidung FÜR das Kundenportal

 

 

8. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung

 

Kapitel 8: Erfolgsfaktoren – ohne diese Basics wird’s zäh

Inhalte:

• Organisatorische Voraussetzungen:
• • Klare Zielsetzung (z.B. „mind. 60 % der Eigentümer innerhalb von 12 Monaten im Portal“)
  • Projektverantwortlicher intern
  • Klare Prozesse für Schadenmeldungen, Dokumentenbereitstellung, Kommunikation.
• Technische Voraussetzungen:
• • Gutes E-Mail-Adress-Management
  • DSGVO-konforme Prozesse, AV-Vertrag mit Portal-Anbieter 
  • Schnittstellen mit ERP sauber eingerichtet.
• Kulturelle Voraussetzungen:
• • Bereitschaft im Team, gewohnte Abläufe zu verändern
  • Führung unterstützt die Umstellung (keine „Parallelwelt“ aus Papier + Portal).

Im Ratgeber als Tool:

• Selbstcheck „Sind wir bereit für ein Kundenportal?“
• • 10–15 Fragen zum Ankreuzen, Auswertung: „bereit“, „teilweise“, „vorher Hausaufgaben machen“.

 

9. Warum das Portal nur der Anfang ist

 

Kapitel 9: Kundenportal als Startpunkt für echte Digitalisierung

Inhalte:

• Vom Portal zu durchgängigen Prozessen:
• • Eingang von Anfragen → Ticket → Beauftragung Dienstleister → Dokumentation → Abrechnung. 
  • Verbindung zu Rechnungsworkflow, KI-Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement. 
• Was sich intern verändert:
• • Weg von E-Mail-Chaos und Ablage auf Netzlaufwerken
  • Mehr Standardisierung, klarere Zuständigkeiten
  • Bessere Auswertbarkeit (KPIs, Auslastung, Reaktionszeiten).

Roter Faden im Ratgeber:

• Zeigen, dass das Portal kein Selbstzweck ist, sondern:
• • Hebel zur Erhöhung der Verwaltergebühr
  • Argument in der Bestandskundenbindung und Neukundengewinnung
  • Grundlage für spätere Automatisierungsschritte (z.B. Beschlussplattform, digitale Versammlungen).

 

10. Best-Practice-Beispiele

 

Kapitel 10: Erfolgsstories aus der Praxis

Inhalte:

• Fiktive oder anonymisierte Beispiele:
• 1. Kleine WEG-Verwaltung (600 Einheiten)
     • Problem: Telefonüberlastung, Papierflut bei Abrechnungen
     • Maßnahme: Einführung Portal + konsequente Dokumentenbereitstellung nur noch digital
     • Ergebnis: -40 % Telefonaufkommen, Einsparung X € Porto jährlich.
  2. Mittlere Verwaltung (2.500 Einheiten)
     • Problem: Keine Transparenz in der Vorgangsbearbeitung
     • Maßnahme: Ticket-System über Portal, SLAs definiert
     • Ergebnis: schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Beschwerden.
  3. Verwaltung im Verkaufs-/Nachfolgeprozess
     • Portal als Argument im Exposé („digital aufgestellt“, „skalierbare Prozesse“)
     • Höherer Kaufpreis-Multiplikator durch digitale Strukturen.

 

 

In diese Anleitung investieren Sie 89,- € zzgl. MwSt. und können damit das Projekt Kundenportal erheblich besser und schneller und vor allen Dingen erfolgreicher umsetzen ... denn ohne ein solches Kundenportal wird es in Zukunft schwierig. 

 

Übrigens: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alleine mit diesem Workbook und den darin gestellten Aufgaben zurechtkommen, dann können Sie dieses Workbook auch gleich inklusive einer Stunde Video-Beratung kaufen ... und sich von mir auf die Sprünge helfen lassen!

 

Diese Anleitung kommt wie immer ausschließlich als PDF zu Ihnen und wird Ihnen per Mail zugesandt.